شفافیت اسنادی به معنای باز بودن حکومت است، زیرا بیشتر حکومتها ترجیح می‌دهند که امورشان را در خفا بگذارنند. حتی دولت‌های دموکراتیک ترجیح می‌دهند که امورشان را در خفا بگذرانند. حتی دولت‌های دموکراتیک ترجیح می‌دهند که بیشتر اقدامات خود را دور از چشم جامعه انجام دهند و برای ا ین کار خود (پنهان‌کاری)همواره دلایل و توجیهاتی دارند.«بیشتر دولت‌ها به جای آن که خود را امانتدار و نگهداری کننده اطلاعات بدانند، خود را مالک اطلاعات رسمی فرض می‌کنند». [۸۶]
بنابرین، در تعریف شفافیت اسنادی می‌توان گفت: شفافیت اسنادی یعنی که تمام تصمیماتی که توسط نهادها و مؤسسه‌های عمومی و دولتی گرفته می‌شود، منطبق بر قوانین و مقررات صورت گرفته و تمامی اسناد اطلاعات مربوط به راحتی در دسترس شهروندان قرار گیرد؛ خواه آنهایی که از این اقدامات وتصمیمات مقامات و نهادهای دولتی متأثر می‌شوند و خواه آنهایی که به عنوان شهروند در جامعه مدنی متأثر از این تصمیمات نیستند.
با توجه به تعاریف فوق می‌توان به این نتیجه رسید که شفافیت خود هدف نیست، بلکه ابزار و وسیله‌ای است برای تحقق حکمرانی خوب که از این طریق مدیریت دولتی را پاسخگو نگه داشته و با نشر اطلاعات و عینی نمودن اقدامات باعث کاهش فساد در نظام خدمات عمومی می‌گردد. [۸۷]
اصولاً آزادی اطلاعات زمانی با عنصر شفافیت پیوند بیشتری می‌خورد که از افراد و کارمندانی که به سمت شفافیت امور حرکت می‌کنند نیز حمایت گردد. به بیان بهتر، زمانی که قانون آزادی اطلاعات نهادها را مکلف به افشای اطلاعات می‌کند، سازوکار نظارتی ایجاب می‌کند که کارمند افشاگر تحت حمایت قرار گیرد. [۸۸]
بنابرین شفافیت، به عنوان بک ابزار قصد دارد روابط میان مقامات عمومی و عامه را توسعه دهد تا میان اطلاعات ایجاد شده توسط دولت و آن چه در اختیار شهروندان است توازُنی قوی برقرار نماید، تا این امر زمینه‌ای برای تحقق دموکراسی و مشارکت مردم در اداره امور کشور باشد.
۲-۴-۵ – مبانی اجتماعی
در سال‌های اخیر از آزادی اطلاعات به عنوان وسیله ایی برای توانمندسازی یاد می‌شود، زیرا، اولاً برخورداری افراد جامعه از برخی حقوق شهروندی، ثانیاًً، استیفای بسیاری از حقوق شهروندی و ثالثاً، حمایت و دفاع از برخی حقوق شهروندی منوط و وابسته به آزادی ا طلاعات است.
آزادی اطلاعات پیوند قوی با برخورداری از حق سلامت، حق محیط زیست سالم، حق آموزش و پرورش، حق کار و حق برابری دارد. شهروندان نمی‌توانند از این حقوق به نحو مناسب متمتع شوند و از حقوق مذبور حمایت کنند مگر آن که آزادی اطلاعات به رسمیت شناخته شود. به دیگر سخن، وجود آزادی اطلاعات، افراد جامعه را برای شناخت حقوق اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی و حمایت از این حقوق توانمند می‌کند. معمولاً از اطلاعات به قدرت یاد می‌شود. هر فردی که اطلاعات داشته باشد قدرتمند و برعکس هر فردی که اطلاعات نداشته باشد ضعیف خواهد بود. آزادی اطلاعات در صدد است که به افراد جامعه چنان قدرت و توانی اعطا کند که هم خوب بشناسد (قدرت شناخت)، هم خوب تحلیل و بررسی کند (قدرت قضاوت)و هم خوب از حقوق و امتیازات خود دفاع و حمایت کنند (قدرت دفاع)از این رو، آزادی اطلاعات ازپیش شرطهای تحقق حقوق اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی است. [۸۹]
۲-۴-۶-مبنای اقتصادی
آزادی اطلاعات رابطه نزدیکی با توسعه، علی الخصوص توسعه اقتصادی دارد. شفافیت دخل و خرج مربوط به بودجه و حسابرسی آن به مردم وچگونگی صرف بودجه‌ی مربوط تنها با توسل به آزادی اطلاعات و ارائه اسناد و مخارجها ممکن خواهد بود.
در سال‌های اخیر، مؤسسات مالی و اعتباری بین‌المللی نظیر بانک جهانی و صندوق بین المللی پول، یکی از پیش شرطهای اعطای کمک‌ها و وام‌های بین المللی را پایبندی کشور متقاضی کمک یا وام به شفافیت و آزادی اطلاعات قرار داده‌اند. مبنای این نگرش آن است که در عمل بارها مشاهده شده است که برخی از کشورها، تسهیلات اخذ شده را در اموری غیر از آن چه باید، صرف کرده‌اند یا با ارائه اسناد و گزارش‌های کذب که تشخیص صحت مطالب آن ها نیز غالباً دشوار است، تسهیلات بین المللی را تلف کرده‌اند. به دیگر سخن، اثبات شده است که برخی از تسهیلات بین المللی منشأ فساد شده اند. [۹۰]
به اعتقاد بسیاری از کارشناسان و نظریهپردازان، حقوق سیاسی تأثیر قابل انکاری در رفع فقر و توسعه اقتصادی دارد. حتی وقتی که مردم بدون آزادیهای سیاسی و مدنی، دچار مشکلات اقتصادی می‌گردند، آنان از آزادیهای لازم در تعیین سرنوشت خویش محروم هستند و فرصت دخالت در تصمیم گیری‌های مهم مربوط به امور عمومی از آنان سلب شده است. [۹۱]
به همین دلیل«آمارتیا سن» بر این عقیده است که قحطی هرگز در نظامهای مردم سالار، چه در آنهایی که اقتصاد غنی دارند، مانند اروپا و آمریکای شمالی، چه در آنهایی که به طور نسبی فقیرند، مانند هند پس از استقلال رخ نداده است. [۹۲]
بنابرین باید گفت عدم توجه به آزادی اطلاعات یا ارائه اطلاعات نادرست می‌تواند خود منجر به برخی آشفتگیهای اقتصادی گردد.
۲-۴-۷-مبنای فرهنگی
همان طور که اشاره شد منظور از آزادی اطلاعات، حق دسترسی هر یک از شهروندان به اطلاعات موجود در مؤسسات عمومی است. پذیرش واقعیت متعلق بودن اطلاعات به مردم و نه عدم تعلق آن به نهادهای دولتی منجر به پدیداری نتایج مهمی می‌گردد. یکی از این نتایج حائز اهمیت، افزایش آگاهی‌ها و تضمین بیان آزاد است. چه اگر مقام عمومی بر مبنای قانون ملزم به ارائه اطلاعات نباشد، ممکن است به لحاظ بیان مطالب نیز دچار تحدیدها و حتی تهدیدها نیز گردد. به عبارت دیگر، پیش شرط آزادی بیان و گفتار، تضمین آزادی اطلاعات است که از ورای آن چراغ مباحثات عمومی و نظرخواهی جمعی خاموش نگردد و شهروند را در امور عمومی و مباحثات و مجادلات مربوط به گستره‌ی همگانی، شرکت و دخالت نماید. [۹۳]
اهمیت آزادی اطلاعات از نظر تولید علم از آن روست که بسیاری از پژوهش‌های علمی و غنی و ادبی و هنری در برخی جوامع همانند جامعه ما در دستگاهها و مؤسسات دولتی انجام می‌شود. داده های ارزشمند و متنوع غالباً با بهره گرفتن از کمک‌های مستقیم یا غیرمستقیم دولت و در قالب قراردادهای پژوهشی با دولت تولید می‌شوند. در کشور ما نیز دانشگاهها، مراکز و مؤسسات و آزمایشگاه‌های وابسته به دانشگاهها یا وزارتخانه‌های صنایع و معادن، جهاد کشاورزی، بهداشت و درمان و آموزش پزشکی از جمله مهمترین مؤسسات عمومی کشور هستند که حجم انبوهی از داده ها، تحلیها و گزارش‌های پژوهشی در آن ها موجود است. [۹۴]
بنابرین از رهگذر قوانین آزادی اطلاعات و حق دسترسی، بر میزان ارتباطات مردم و حکومت افزوده می‌شود. بدین ترتیب حکومتها در می‌یابند که کدام یک از فعالیتشان بیش تر مورد توجه جامعه است و از این طریق می‌توانند در جهتگیری‌های خود، نگرش و خواست شهروندان را نیز در نظر بگیرند. این تعامل مبتنی بر آزادی، در بلندمدت، می‌تواند به تحولی فرهنگی در ساختار اداری بیانجامد. [۹۵]
