- نتیجه مورد انتظار و قابل اندازه‌گیری
- چگونگی انجام کار
- محدوده زمانی‌ای که کار باید در آن صورت گیرد.
- حداکثر هزینه بر حسب واحد پول یا کار یا هر دو عامل
برای تعیین هدف انجام دو نوع تجزیه و تحلیل لازم به نظر می‌رسد:
الف) تجزیه و تحلیل تولید کالا یا خدمات
ب) تجزیه و تحلیل توسعه و بهبود
برای انجام تجزیه و تحلیل فوق از سه راه اجرایی می‌توانیم استفاده کنیم:
- بازده کارهای عادی:بازده کارهای عادی واحدرادرنظر می گیریم که به صورت چه نوع محصول یا خدماتی عرضه می‌گردد. آنگاه معیارهای اندازه‌گیری بازده را تعیین می‌کنیم تابراساس آن تعداد واحد از کالا یا خدمات را در زمان پیش‌بینی شده معین نماییم، سپس بر پایه این اطلاعات هدف تعیین می‌شود.
- بهبود بازده کارهای عادی: بهبود بازده کارهای عادی، ابتدا نوع محصول یا خدمات تولیدی واحد معین می شود.آنگاه زمینه‌هایی که درآنها بهبود وتوسعه لازم است یا ما علاقمند به بهبود و توسعه آن ها هستیم،مشخص گردد.بعد باید ببینیم این توسعه وبهبود تاچه میزان در زمان پیش‌بینی شده قابل تحقق است. بر اساس این اطلاعات می‌توان اهداف را تدوین کرد.
- بهبود و توسعه توانایی‌های فردی یا سازمانی: ابتدا وضعیت توانایی‌های فردی و سازمانی مشخص میشودوبعد نوع بهبود و توسعه لازم، سپس میزان تحقق این توسعه وبهبود بررسی می‌گردد تا بر اساس اطلاعات حاصله بتوان هدف را معین نمود.
۲-۱۲- نظریه مسیر- هدف
این نظریه را در سال ۱۹۷۰ «رابرت هاوس و مارتین ایوانز» ارائه دادند. این دیدگاه ریشه در نظریه انتظار دارد و بیانگر این مفهوم است که انگیزه فرد به انتظاراتی بستگی دارد که وی برای نوع، اندازه و جذابیت پاداش قائل است. گرچه مدیران از منابع قدرت فراوانی می‌توانند از نفوذ در کارکنان استفاده نمایند، اما از نظر ایوانز مهمترین عامل نفوذ پاداش می‌باشد واینکه زیردستان باید بدانند که چگونه به این پاداشها برسند.از اینرو مدیران می‌توانند هدفها (پاداشها) را تعیین و مسیرهای رسیدن به آن ها را مشخص کنند.
۲-۱۳- انگیزش و تعیین هدف
تعیین هدف استفاده عملی از انگیزش و تئوری یادگیری می‌باشد. فعالیت‌های تعیین هدف برای افراد و سازمان‌ها مفیدهستندزیرا اهداف را هدایت راهنمایی می‌کنند،کوشش را شکل می‌دهند،وضابطه‌مندمیکنند،تعهد را افزایش داده وبرآن پافشاری میکنندواستراتژیها و اقدامات برنامه‌ریزی راتحریک می‌کنند.تعیین هدف به عملکرد منجر می‌شود و در سطح چند فرهنگی نیز کاربرد دارد.
۲-۱۴- اهداف و مقاصد هوشیارانه
اهداف افراد وسازمانها، وقتی که اهداف هوشیارانه هستند برانگیخته می‌شوند(مثل خاص بودن،قابل اندازه‌گیری، قابل تخصیص، واقعی و در ارتباط با زمان). برای برانگیختن رفتار فردی همانند رفتار سازمانی اهداف باید مقاصد و زمینه‌های پیشرفت و قابل شناسایی را مورد بررسی قرار می‌دهند. برای مثال یک هدف سازمانی «کسب سهم بازار» کاملاً مشخص نیست. در حال که کسب ۱۵% سهم بازار در هر رقابت تجاری یک هدف کاملاً مشخص است. همچنین اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند. برای اینکه اهداف قابل اجرا باشند اهداف باید قابل تخصیص باشند وسپس باید به افراد یا گروه تخصیص داده شوند. اهداف اگر درک شوند قابل تخصیص و قابل اجرا هستندو برای آنهایی که آن را اجرا می‌کنند قابل قبول هستند. اهداف بایدواقعی باشند بدین شکل که بایداز نظر منابع و زمان کافی باشندو به احتمالات دیگر به منظور اطمینان از صحت اجرا توجه شود. نهایتاًً اینکه اهداف بایدبا زمان در ارتباط باشند. زمان‌های تکمیل که در آن اهداف باید اجرا شوند، باید مشخص شوند. در مثال قبلی باید مشخص شود که کسب ۱۵% سهم بازار باید در ربع زمان یک سال حاصل شود.
بخش هفتم: چرا باید برنامه‌ریزی انجام دهیم؟
۲-۱۵- مقدمه
از برنامه‌ریزی به عنوان مهمترین و اساسی‌ترین وظیفه مدیریت نام برده می‌شود که مانند پلی زمان حال را به آینده مربوط می‌سازد. اهمیت برنامه‌ریزی به دلیل آن است که اولاً منابع مادی و انسانی جوامع محدود است وبنابراین برای استفاده هر چه بیشتر و بهتر از منابع، ضروری است نحوه و چگونگی استفاده از آن ها برنامه ریزی شود. ثانیاًً محیط وعوامل مربوط به آن مانند عوامل و شرایط تکنولوژی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی همواره در حال تغییر بوده و قابل پیش‌بینی دقیق نیستند. به این جهت، در برنامه‌ریزی لازم است از تکنیک‌های آمار و ریاضی برای پیش‌بینی استفاده شود. ثالثاً ملاک‌های جوامع برای چگونگی استفاده از منابع (تخصیص منابع) نیز متفاوت است، بنابرین، برنامه‌ریزی که شامل تعیین هدفها، اقدامات لازم برای مقابله با رویدادهای غیر قابل پیش‌بینی و اتخاذ تدابیر هماهنگ برای رسیدن به اهداف سازمانی است، ضرورت پیدا می‌کند. (گروهی از استادان مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۷۶، ص ۱۳)
۲-۱۶- تعریف برنامه‌ریزی
پژوهشگران، از برنامه‌ریزی تعاریف مختلفی را ارائه کرده‌اند که در همه آن ها عنصر پیش‌بینی و آینده‌نگری برای رسیدن به هدف‌های مشخص دیده می شود. در ذیل به دو تعریف از برنامه‌ریزی اشاره شده است. برنامه ریزی شامل تعیین اهداف و مقاصد سازمان، تعیین استراتژیها برای دستیابی به این اهداف وایجاد سلسله مراتب جامع از برنامه ها برای تلفیق و هماهنگی فعالیّت هاست. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی هم با نتایج و هم راه ها سر وکار دارد. (مقیمی، ۱۳۸۲)
عناصر مهم در این تعاریف عبارتند از:
- برنامه ریزی یک جریان است یعنی مجموعه‌ای از اقدامات مستمر می‌باشد.
- برنامه ریزی یک امر آگاهانه است یعنی با تصمیم قبلی آغاز می‌شود.
- برنامه ریزی پیش‌بینی یک سلسله اقداماتی است که باید در آینده صورت گیرد.
- برنامه‌ریزی هدف های مشخصی را که باید به آن ها برسیم، دنبال می‌کند.
۲-۱۶-۱- اهمیت برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی اساسی‌ترین وظیفه مدیریت می‌باشد که عناصر دیگر وظیفه‌ای مدیران را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بنابرین برنامه‌ریزی، عبارت‌است از تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن راه ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم می‌کند. از اینرو برای برنامه ریزی تعیین اهداف مؤسسه و بخش‌ها و چگونگی نیل به آن ها ضروری است. (سیدجوادین، ۱۳۸۴، ص۲۷۵)
۲-۱۷- برنامه چیست؟
برنامه ها تعهداتی برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق اهداف هستند و همچنین برنامه را می‌توان تعیین اهداف و اقدامات نیل به آن اهداف دانست. برنامه ها عمل آتی را در بر می‌گیرد و دارای انواع متفاوتی است. (سید جوادین، ۱۳۸۴، ص ۲۷۷)
بخش هشتم: ایجاد مکانیسم‌های کنترل
